אוטומציות ואינטגרציות
כל משימה שחוזרת על עצמה יותר מפעמיים בשבוע - כדאי לבדוק אם אפשר להפוך אותה לאוטומטית. אנחנו מוצאים את המקומות האלה, בונים, ומוודאים שזה עובד גם כשמשהו חריג קורה.
מי עושה את זה: הצוות של Alevectis, מהאבחון ועד ההדרכה והתמיכה שאחריה.
מה אפשר לבנות כאן
כל פרויקט לוקח מכאן את מה שרלוונטי לו, ובשיחת ההיכרות נבחר את זה יחד.
תקשורת אוטומטית
מיילים, הודעות ותזכורות נשלחים לבד, בזמן הנכון ולאדם הנכון.
העברת נתונים בין מערכות
מידע עובר בין CRM, מערכת כספים, גיליונות וטפסים - בלי מגע יד.
תהליכי אישור
הצעות מחיר וחשבוניות מתקדמות לשלב הבא בלי שמישהו צריך לזכור.
ניהול מסמכים
יצירה, שמירה, שליחה ותיוק של מסמכים - אוטומטית ובמקום קבוע.
דיווח אוטומטי
דוחות שבועיים מגיעים להנהלה בלי שאף אחד צריך להרכיב אותם.
טיפול בכשלים
כשמערכת לא זמינה או מגיע נתון לא תקין, יוצאת התראה למי שאמור לטפל בזה.
מתי כדאי להתחיל מכאן
אם אחד מאלה נשמע מוכר, יש כאן מה לשפר.
כלל אצבע פשוט: אם משימה חוזרת על עצמה יותר מפעמיים בשבוע ומתבצעת באותו אופן בכל פעם, כדאי לבדוק אם היא צריכה בן אדם. אוטומציה טובה מעבירה מידע בין המערכות שכבר יש לכם בלי מגע יד, ומפנה את הצוות מהעתקה־הדבקה לעבודה שדורשת שיקול דעת.
- מידע מועתק ידנית ממערכת אחת לאחרת.
- אותם מיילים או הודעות נשלחים שוב ושוב בנוסח כמעט זהה.
- דוחות מורכבים ידנית בכל תחילת שבוע או חודש.
- תהליכי אישור נתקעים כי אף אחד לא יודע שהם ממתינים לו.
- טעויות הקלדה חוזרות ועולות זמן לתקן.
איך זה עובד, שלב אחר שלב
אותו מסלול בכל פרויקט, כדי שתדעו מה קורה ומתי.
קודם עוברים על העבודה החוזרת ומסמנים מה משתלם לאטמט ומה עדיף להשאיר ידני, ורק אז בונים. אחרי הבנייה מריצים על מקרים אמיתיים, מוודאים שההתנהגות נכונה גם כשמשהו חריג קורה, ומגדירים מה קורה כשמערכת לא זמינה או מגיע נתון לא תקין. אלה חמשת השלבים:
עוברים על העבודה החוזרת ומסמנים מה משתלם לאטמט, ומה עדיף להשאיר בידיים של אדם.
CRM, מערכת כספים, גיליונות, טפסים ודוא"ל מדברים ביניהם בלי מגע יד.
בונים את האוטומציה, מריצים על מקרים אמיתיים, ומוודאים שהיא מתנהגת נכון גם כשמשהו חריג קורה.
מה קורה כשמערכת לא זמינה או כשמגיע נתון לא תקין. אוטומציה בלי טיפול בשגיאות היא בעיה עתידית.
מתעדים איך זה עובד, כדי שתוכלו לתחזק ולשנות גם בלעדינו.
מה מקבלים בסוף
מה נשאר אצלכם בסוף, ואפשר לפעול לפיו.
האוטומציות רצות בסביבת הייצור שלכם, על העבודה האמיתית, והתיעוד מסביר מה רץ, מתי, ומה קורה כשמשהו נכשל. ההרשאות והגישה לכל מה שנבנה רשומות על שמכם, והצוות מקבל הדרכה על תפעול ותחזוקה שוטפת. אלה ארבעת התוצרים:
- אוטומציות פעילות בסביבת הייצור.
- תיעוד של מה רץ, מתי, ומה קורה כשמשהו נכשל.
- ההרשאות והגישה לכל מה שנבנה רשומות על שמכם.
- הדרכה לצוות על תפעול ותחזוקה שוטפת.
לאטמט משימה או להשאיר אותה בידיים: מה מכריע
בכל רשימה של עבודה חוזרת יש משימות שמשתלם לבנות להן אוטומציה, ויש כאלה שעובדות טוב יותר כשאדם ממשיך להחזיק אותן ומקבל תזכורת בזמן. ההבדל נקבע לפי כמה המשימה קבועה ולפי כמה שעות היא לוקחת בחודש. לפני שאנחנו ממליצים מה לבנות, כל משימה חוזרת עוברת את הבדיקות האלה:
| מה בודקים | נשארת אצל אדם | עוברת לאוטומציה |
|---|---|---|
| באיזה קצב היא חוזרת | כמה פעמים בחודש, ובכל פעם היא נראית קצת אחרת | כמה פעמים בשבוע, ובכל פעם באותו אופן |
| מה מכריע בתוכה | שיקול דעת שמשתנה לפי הלקוח ולפי ההקשר | כלל שאפשר לכתוב במשפט אחד |
| איך המידע מגיע אליה | בשיחה, בהודעה או במסמך חופשי | בשדה קבוע, מטופס או ממערכת |
| כמה שעות היא לוקחת בחודש | מעט, והן מתפזרות בתוך עבודה אחרת | מספיק כדי שזמן הבנייה יחזור מהן |
| מה קורה כשהכלל משתנה | מעדכנים את מי שמבצע, והשינוי תקף מאותה שיחה | מעדכנים במקום אחד, והשינוי תקף לכולם |
ברוב העסקים התשובה מעורבת, וזו התוצאה הנכונה: חלק מהעבודה החוזרת עוברת לאוטומציה, וחלק ממשיכה אצל אדם עם טריגר קבוע וזמן תגובה מוסכם, כך שהיא מתנהלת לפי כלל ולא לפי מי שנזכר. כשרוב המשימות החוזרות אצלכם נראות בכל פעם אחרת, ההתחלה המשתלמת היא אבחון התהליך עצמו, ואחריו הבנייה.
מה נדרש מכם
ארבעה דברים, וכולם קטנים ביחס לפרויקט: איש קשר אחד עם סמכות להחליט בשם העסק, גישה למערכות ולנתונים בזמן סביר, כמה שעות מזמנם של האנשים שעושים את העבודה בפועל, ונכונות לשנות את התהליך עצמו. אם התהליך נשאר בדיוק כמו שהיה, גם הכלי הכי טוב לא יעזור.
מה שנשאלים הכי הרבה
התשובות שאנחנו נותנים בשיחת ההיכרות.
ארבע שאלות שחוזרות בשיחת ההיכרות על אוטומציה, עם התשובות שאנחנו נותנים בה: אם צריך להחליף את המערכות הקיימות, מה קורה כשאוטומציה נשברת, אם עסק קטן הוא קטן מדי בשביל זה, ובאילו כלים אנחנו משתמשים.
זה ידרוש להחליף את המערכות שלנו?
ברוב המקרים לא. אוטומציה בדרך כלל מחברת בין מה שכבר יש. החלפת מערכת היא החלטה נפרדת, ורק אם יש לה הצדקה עסקית.
מה קורה אם האוטומציה נשברת?
אנחנו בונים התראות על כשלים, כך שתדעו לפני הלקוח. יש גם תיעוד שמאפשר לאבחן ולתקן, ואנחנו זמינים לתמיכה.
אנחנו קטנים מדי בשביל אוטומציה?
בדרך כלל להפך. בעסק קטן כל שעה שנחסכת מורגשת יותר, והתהליכים פשוטים יותר לאוטומציה.
באילו כלים אתם משתמשים?
הקריטריון הוא מה שיהיה קל לכם לתחזק אחרי שנסיים. את הכלים אנחנו בוחרים לפי המערכות שכבר קיימות אצלכם ולפי מה שהתהליך דורש.
כמה שעות בשבוע הצוות שלכם מבלה במשימות שאפשר להפוך לאוטומטיות?
לשיחת היכרות