אוטומציות ואינטגרציות
Alevectis בונה אוטומציות ואינטגרציות לעסקים בכל הארץ. אוטומציה היא פעולה שמערכת מבצעת לבד במקום אדם, ואינטגרציה היא חיבור שמעביר מידע בין מערכות. מוצאים את העבודה שחוזרת על עצמה, בונים לה אוטומציה, ומוודאים שהיא מתנהגת נכון גם כשמשהו חריג קורה.
מי עושה את זה: הצוות של Alevectis, מהאבחון ועד ההדרכה והתמיכה שאחריה.
שישה סוגי אוטומציות שאפשר לבנות.
כל פרויקט אוטומציה לוקח מששת הסוגים את מה שרלוונטי לו, ובשיחת ההיכרות בוחרים את זה יחד. שישה סוגים חוזרים: תקשורת אוטומטית, העברת נתונים בין מערכות, תהליכי אישור, ניהול מסמכים, דיווח אוטומטי וטיפול בכשלים.
תקשורת אוטומטית
מיילים, הודעות ותזכורות נשלחים לבד, בזמן הנכון ולאדם הנכון.
העברת נתונים בין מערכות
מידע עובר לבד בין CRM, מערכת כספים, גיליונות וטפסים.
תהליכי אישור
הצעות מחיר וחשבוניות מתקדמות לשלב הבא לבד, בזמן.
ניהול מסמכים
יצירה, שמירה, שליחה ותיוק של מסמכים, אוטומטית ובמקום קבוע.
דיווח אוטומטי
הדוחות מגיעים להנהלה בכל שבוע, מוכנים ולבד.
טיפול בכשלים
כשמערכת נופלת או מגיע נתון שגוי, יוצאת התראה למי שאמור לטפל בזה.
מתחילים באוטומציה כשאותה עבודה נעשית שוב ושוב ביד.
חמישה סימנים חוזרים מראים שעבודה ידנית בעסק מתאימה לאוטומציה.
- מידע מועתק ידנית ממערכת אחת לאחרת.
- אותם מיילים או הודעות נשלחים שוב ושוב בנוסח כמעט זהה.
- דוחות מורכבים ידנית בכל תחילת שבוע או חודש.
- תהליכי אישור נתקעים כי אף אחד לא יודע שהם ממתינים לו.
- טעויות הקלדה חוזרות ועולות זמן לתקן.
כלל אצבע: אם משימה חוזרת על עצמה יותר מפעמיים בשבוע ומתבצעת באותו אופן בכל פעם, כדאי לבדוק אם היא צריכה בן אדם. אוטומציה טובה מעבירה מידע בין המערכות שכבר יש לכם, ומפנה את הצוות מהעתקה־הדבקה לעבודה שדורשת שיקול דעת.
מחליטים מה לאטמט, בונים, ובודקים על מקרים אמיתיים.
אותו מסלול בכל פרויקט אוטומציה, כדי שתדעו מה קורה ומתי. קודם מסמנים מה משתלם לאטמט, ורק אז בונים. אחרי הבנייה מריצים על מקרים אמיתיים, ומגדירים מה קורה כשמערכת נופלת או כשמגיע נתון שגוי.
מחליטים מה הופכים לאוטומטי
עוברים על העבודה החוזרת ומסמנים מה משתלם לאטמט, ומה עדיף להשאיר בידיים של אדם.
מחברים את המערכות זו לזו
CRM, מערכת כספים, גיליונות, טפסים ודוא"ל מעבירים מידע ביניהם לבד.
בונים ובודקים לפני שזה עולה לאוויר
בונים את האוטומציה, מריצים על מקרים אמיתיים, ומוודאים שהיא מתנהגת נכון גם כשמשהו חריג קורה.
מטפלים בכשלים מראש
מגדירים מה קורה כשמערכת נופלת או כשמגיע נתון שגוי, כי טיפול בשגיאות הוא חלק מהאוטומציה עצמה.
משאירים לכם תיעוד ושליטה
מתעדים איך זה עובד, כדי שתוכלו לתחזק ולשנות בעצמכם.
אוטומציות שרצות, והגישה אליהן רשומה על שמכם.
האוטומציות רצות בסביבת הייצור שלכם, על העבודה האמיתית, והתיעוד מסביר מה רץ, מתי, ומה קורה כשמשהו נכשל. ההרשאות והגישה לכל מה שנבנה רשומות על שמכם, והצוות מקבל הדרכה על תפעול ותחזוקה שוטפת.
אוטומציות פעילות בסביבת הייצור.
תיעוד של מה רץ, מתי, ומה קורה כשמשהו נכשל.
ההרשאות והגישה לכל מה שנבנה רשומות על שמכם.
הדרכה לצוות על תפעול ותחזוקה שוטפת.
לאטמט משימה או להשאיר אותה בידיים: מה מכריע.
בכל רשימה של עבודה חוזרת יש משימות שמשתלם לבנות להן אוטומציה, ויש כאלה שעובדות טוב יותר כשאדם ממשיך להחזיק אותן ומקבל תזכורת בזמן. ההבדל נקבע לפי כמה המשימה קבועה ולפי כמה שעות היא לוקחת בחודש.
מה נדרש מכם.
כדי שהאוטומציות ייבנו על העבודה כפי שהיא קורה בפועל, Alevectis מבקשת מכם ארבעה דברים, וכולם קטנים ביחס לפרויקט. את ארבעת הדברים שהצוות שלנו מביא לצידם, וכולם כלולים בעבודה, אפשר לראות בעמוד התהליך.
- איש קשר אחד עם סמכות
- מישהו שיכול להחליט בשם העסק.
- גישה למערכות ולנתונים
- הרשאות למה שצריך לגעת בו, בזמן סביר.
- זמן של אנשי השטח
- כמה שעות מזמנם של האנשים שעושים את העבודה בפועל.
- נכונות לשנות תהליך
- כלי חדש עובד כשגם התהליך סביבו משתנה.
ארבע שאלות שחוזרות על אוטומציה.
זה ידרוש להחליף את המערכות שלנו?
בדרך כלל אוטומציה מחברת בין מה שכבר יש לכם. החלפת מערכת היא החלטה נפרדת, ומקבלים אותה רק כשיש לה הצדקה עסקית.
מה קורה אם האוטומציה נשברת?
אנחנו בונים התראות על כשלים, כך שתדעו על תקלה לפני הלקוח. יש גם תיעוד שמאפשר לאבחן ולתקן, ואנחנו זמינים לתמיכה.
אנחנו עסק קטן. זה מתאים גם לנו?
כן, ובדרך כלל אפילו יותר. בעסק קטן כל שעה שנחסכת מורגשת יותר, והתהליכים פשוטים יותר לאוטומציה.
באילו כלים אתם משתמשים?
הקריטריון הוא מה שיהיה קל לכם לתחזק אחרי שנסיים. את הכלים אנחנו בוחרים לפי המערכות שכבר קיימות אצלכם ולפי מה שהתהליך דורש.