BI, דאטה ודשבורדים
הנתונים כבר קיימים בעסק שלכם. אנחנו עוזרים להבין אילו מדדים באמת חשובים, לחבר את המקורות, ולבנות דשבורדים שמנהלים קוראים ופועלים לפיהם.
מי עושה את זה: הצוות של Alevectis, מהאבחון ועד ההדרכה והתמיכה שאחריה.
מה אפשר לבנות כאן
כל פרויקט לוקח מכאן את מה שרלוונטי לו, ובשיחת ההיכרות נבחר את זה יחד.
הגדרת מדדי מפתח
מה באמת חשוב לעקוב אחריו בעסק שלכם - ולמה דווקא זה.
חיבור מקורות נתונים
מכירות, שירות, פיננסים ותפעול - במקום אחד ובהגדרה אחת.
דשבורדים ודוחות
תצוגה ברורה שאפשר לפתוח בבוקר ולהחליט לפיה.
התראות ומעקב
כשמשהו חורג מהצפוי מקבלים התראה, לפני שזה הופך לבעיה.
מתי כדאי להתחיל מכאן
אם אחד מאלה נשמע מוכר, יש כאן מה לשפר.
כל מנהל פותח את הבוקר עם כמה שאלות שהוא צריך תשובה עליהן כדי להחליט משהו. אנחנו מתחילים מהשאלות האלה, מהן נגזרים המדדים, ואחר כך מחברים את הנתונים שכבר קיימים אצלכם למקום אחד שאפשר להבין בהצצה.
- החלטות מתקבלות לפי תחושת בטן כי אין נתון זמין.
- הנתונים קיימים, אבל פזורים בין כמה מערכות.
- הכנת דוח חודשי לוקחת ימים של עבודה ידנית.
- לכל אחד יש מספר אחר לאותה שאלה.
- אין התראה כשמשהו חורג, ומגלים בדיעבד.
איך זה עובד, שלב אחר שלב
אותו מסלול בכל פרויקט, כדי שתדעו מה קורה ומתי.
מתחילים מהשאלות שאתם באמת שואלים את עצמכם בבוקר, ומהן גוזרים את המדדים. אחר כך מסכימים על הגדרה אחת לכל מדד, כדי שלכל מספר תהיה משמעות אחת, מחברים את המקורות למקום אחד, ובונים תצוגה שמובנת בהצצה. אלה חמשת השלבים:
מהשאלות שחוזרות אצלכם בכל שבוע גוזרים את המדדים, בסדר הזה.
מסכימים על הגדרה אחת לכל מדד, כדי שלכל מספר תהיה משמעות אחת.
CRM, מערכת כספים, גיליונות ומערכות תפעוליות, למקום אחד.
מסך אחד שאפשר להבין בהצצה, עם המדדים שהוגדרו בלבד.
מתי לקבל הודעה שמשהו חרג מהטווח הצפוי.
מה מקבלים בסוף
מה נשאר אצלכם בסוף, ואפשר לפעול לפיו.
דשבורד חי שמתעדכן אוטומטית מהמקורות שלכם, ולצידו מילון מדדים מתועד עם הגדרה מוסכמת לכל מספר. מוגדרות התראות לחריגות, כדי שתדעו בזמן אמת, והצוות הניהולי מקבל הדרכה על קריאה ושימוש. אלה ארבעת התוצרים:
- דשבורד חי שמתעדכן אוטומטית.
- מילון מדדים מתועד: הגדרה מוסכמת לכל מספר.
- התראות על חריגות.
- הדרכה לצוות הניהולי על קריאה ושימוש.
דוח, דשבורד או שאלה ל־AI: מה ההבדל, ומתי כל אחד נכון
ההבדל בין השלושה הוא בשאלה שכל אחד מהם עונה עליה. דוח מספר מה קרה בתקופה שחלפה, ומישהו צריך להכין אותו בכל פעם מחדש. דשבורד עונה על השאלה שמנהל שואל את עצמו בכל בוקר, מתעדכן לבד, ומאפשר להחליט משהו עכשיו. ושאלה ל־AI, כשהוא מחובר למסד הנתונים עצמו, עונה על מה שלא תוכנן מראש: מנסחים את השאלה במילים רגילות ומקבלים תשובה, בלי שמישהו יבנה מסך בשבילה.
| מה בודקים | דוח | דשבורד | שאלה ל־AI |
|---|---|---|---|
| על איזו שאלה הוא עונה | מה קרה בתקופה שחלפה | מה קורה עכשיו, ומה להחליט | כל שאלה שעולה תוך כדי דיון |
| מי מכין אותו | אדם, בכל פעם מחדש | מתעדכן אוטומטית | מחובר פעם אחת למסד הנתונים, ומשם עונה לבד |
| מתי פותחים אותו | בסוף חודש או רבעון | בבוקר, לפני שמחליטים | באמצע דיון, כשצצה שאלה שאין לה מסך |
| כמה מדדים יש בו | כל מה שהתבקש | מעט, רק מה שבאמת מסתכלים עליו | כמה שהשאלה הזאת דורשת, ולא יותר |
| מה קורה כשמשהו חורג | מגלים בדיעבד | מקבלים התראה | שואלים מיד למה זה קרה |
לשלושתם יש מקום, והחלוקה פשוטה: דשבורד לניהול השוטף, דוח לסיכום תקופתי ולדיווח החוצה, ושאלה ל־AI לרגע שבו צריך תשובה לשאלה שאף מסך לא נבנה כדי להציג. מה שמחזיק את שלושתם הוא הסכמה על מה כל מספר אומר. אם שני אנשים קוראים לאותו דבר בשני שמות, הדשבורד רק יציג את חוסר ההסכמה בגרפים, וה־AI יענה תשובה שנשמעת בטוחה על נתון ששנוי במחלוקת. לכן מילון המדדים קודם לתצוגה, ולכן חמישה מדדים שמסתכלים עליהם עדיפים על שלושים שאף אחד לא פותח.
מה נדרש מכם
ארבעה דברים, וכולם קטנים ביחס לפרויקט: איש קשר אחד עם סמכות להחליט בשם העסק, גישה למערכות ולנתונים בזמן סביר, כמה שעות מזמנם של האנשים שעושים את העבודה בפועל, ונכונות לשנות את התהליך עצמו. אם התהליך נשאר בדיוק כמו שהיה, גם הכלי הכי טוב לא יעזור.
מה שנשאלים הכי הרבה
התשובות שאנחנו נותנים בשיחת ההיכרות.
ארבע שאלות שחוזרות בשיחת ההיכרות על BI ודשבורדים, עם התשובות שאנחנו נותנים בה: אם אפשר להתחיל כשהנתונים לא מסודרים, באיזה כלי אנחנו בונים, בכמה מדדים כדאי להתחיל, ומי מתחזק את הדשבורד אחר כך.
הנתונים שלנו לא מסודרים. אפשר בכלל להתחיל?
כן, וזו נקודת ההתחלה של רוב הפרויקטים. חלק מהעבודה הוא לסדר את מה שצריך, בהיקף סגור מראש: רק מה שנדרש למדדים שהוגדרו.
באיזה כלי אתם בונים?
לפי מה שמתאים לכם, כולל הכלים שכבר קיימים אצלכם. אם המערכת שמחזיקה אצלכם את הנתונים כבר יודעת להציג אותם, ברוב המקרים נבנה עליה בלי להוסיף מערכת נוספת.
כמה מדדים כדאי להתחיל איתם?
מעט. דשבורד עם חמישה מדדים שמסתכלים עליהם עדיף על שלושים שאף אחד לא פותח.
מי מתחזק את זה אחר כך?
הדשבורד נבנה כך שיתעדכן לבד. אם צריך להוסיף מדד, אפשר ללמוד לעשות זאת, ואנחנו מתעדים איך.
רוצים לקבל החלטות לפי נתונים?
לשיחת היכרות