אבחון ושיפור תהליכים
Alevectis מאבחנת ומשפרת תהליכים בעסקים בכל הארץ. אבחון תהליכים הוא מיפוי של העבודה כפי שהיא קורה בפועל, עם האנשים שעושים אותה. המיפוי מראה איפה העבודה ממתינה, חוזרת אחורה או נשענת על אדם אחד, ובסופו יש תוכנית פעולה ברורה.
מי עושה את זה: הצוות של Alevectis, מהאבחון ועד ההדרכה והתמיכה שאחריה.
ארבעה רכיבים שאפשר לבנות בפרויקט אבחון.
כל פרויקט אבחון לוקח מארבעת הרכיבים את מה שרלוונטי לו, ובשיחת ההיכרות בוחרים את זה יחד. המטרה של כולם זהה: לדעת מה קורה בעבודה עצמה, בפועל, ומה כדאי לשנות לפי השפעה עסקית.
מיפוי תהליכים
תיעוד מלא של זרימת העבודה: מאיפה המידע נכנס ואיפה הוא נעלם.
זיהוי פערים וצווארי בקבוק
איפה הצוות מאבד זמן, מה חוזר על עצמו, ומה נשען על אדם אחד.
סדרי עדיפויות עסקיים
מה לפתור קודם, לפי השפעה על הכנסות, חיסכון בזמן וסיכון תפעולי.
תוכנית פעולה ממוקדת
רשימת צעדים ברורה: מה לעשות, מי אחראי, ומה אפשר להפוך לאוטומטי.
מתחילים באבחון תהליכים כשעובדים קשה יותר על אותה תוצאה.
חמישה סימנים חוזרים מראים שתהליך בעסק צריך אבחון.
- העסק גדל אבל התחושה היא שעובדים קשה יותר על אותה תוצאה.
- אותה עבודה נעשית פעמיים במקומות שונים, ואף אחד לא בטוח איפה המקור.
- יש מערכות, אבל המידע עובר ביניהן בהעתקה ידנית.
- כשמשהו משתבש, לוקח זמן להבין איפה בדיוק זה נתקע.
- רוצים להטמיע מערכת חדשה, וכדאי לדעת מה לתקן עוד לפני ההטמעה.
תהליך נבנה פעם אחת, ומאז הוא ממשיך לרוץ כפי שהוא, גם כשהעסק משתנה. באבחון עוצרים ובודקים אותו: יושבים עם מי שעושה את העבודה, מתעדים את מה שקורה בפועל, ומחליטים מה לשנות לפי השפעה עסקית.
מהעבודה כפי שהיא, עד תוכנית שפועלים לפיה למחרת.
אותו מסלול בכל אבחון, כדי שתדעו מה קורה ומתי. הוא מתחיל מהעבודה כפי שהיא מתבצעת בפועל, עם האנשים שעושים אותה, ומסתיים במסמך שאפשר להתחיל לפעול לפיו למחרת, גם אם תבחרו ליישם בעצמכם.
ממפים את זרימת העבודה
יושבים עם האנשים שמבצעים את העבודה בפועל ומתעדים את התהליך כפי שהוא קורה בפועל.
מסמנים את צווארי הבקבוק
איפה עבודה ממתינה, איפה היא חוזרת אחורה, ואיפה אדם אחד מחזיק נקודת כשל יחידה.
מודדים את עלות הבזבוז
שמים מספר על כל נקודה: כמה זמן היא לוקחת בחודש, ומה זה שווה בכסף.
מחליטים מה לתקן קודם
בוחרים את שלושת השינויים שמחזירים הכי הרבה ביחס למאמץ, ומתחילים מהם.
כותבים תוכנית פעולה
מסמך עם שלבים, אחראים, לוחות זמנים ומדדי הצלחה, שאפשר להתחיל לפעול לפיו למחרת.
ארבעה מסמכים שאפשר לפעול לפיהם, גם בלעדינו.
מה שנשאר אצלכם בסוף האבחון כתוב כך שיהיה ברור לכל מי שקורא אותו, גם למי שמצטרף אחר כך. אפשר ליישם אותו איתנו, בעצמכם או עם מישהו אחר, ואתם בוחרים אם להמשיך איתנו.
מפת תהליכים מתועדת של התחומים שנבחנו.
רשימת פערים מדורגת לפי השפעה עסקית ומאמץ יישום.
תוכנית פעולה עם שלבים, אחראים ולוחות זמנים.
הגדרת מדדים שלפיהם נדע אם השינוי באמת עבד.
להטמיע מערכת עכשיו או לסדר את התהליך קודם: מה מכריע.
זו שאלה שחוזרת בשיחות ההיכרות, ויש בה החלטה יקרה: מערכת חדשה מקבעת את התהליך שהיא מקבלת, על כל מה שיש בו. לכן לפני שאומרים מה קודם, מסתכלים על העבודה עצמה, נקודה אחר נקודה.
מה נדרש מכם.
כדי שהאבחון ייבנה על העבודה כפי שהיא קורה בפועל, Alevectis מבקשת מכם ארבעה דברים, וכולם קטנים ביחס לפרויקט. את ארבעת הדברים שהצוות שלנו מביא לצידם, וכולם כלולים בעבודה, אפשר לראות בעמוד התהליך.
- איש קשר אחד עם סמכות
- מישהו שיכול להחליט בשם העסק.
- גישה למערכות ולנתונים
- הרשאות למה שצריך לגעת בו, בזמן סביר.
- זמן של אנשי השטח
- כמה שעות מזמנם של האנשים שעושים את העבודה בפועל.
- נכונות לשנות תהליך
- כלי חדש עובד כשגם התהליך סביבו משתנה.
ארבע שאלות שחוזרות על אבחון.
כמה זמן לוקח אבחון?
זה תלוי בהיקף. בשיחת ההיכרות מגדירים יחד את ההיקף, כדי שהתשובה תהיה מדויקת.
אנחנו עוד מבררים איזה תהליך הכי בעייתי. אפשר להתחיל?
כן, וזה המצב הרגיל. זו בדיוק העבודה של האבחון: לזהות איפה נמצא הכאב האמיתי, שלעיתים קרובות יושב במקום אחר ממה שחשבתם.
האם זה מפריע לעבודה השוטפת?
המיפוי דורש כמה שעות מזמנם של האנשים הרלוונטיים, בפגישות קצרות ומתואמות מראש. העבודה השוטפת ממשיכה כרגיל.
מה קורה אחרי שמקבלים את התוכנית?
אפשר ליישם אותה בעצמכם, כי היא כתובה כך שתהיה ברורה לכל מי שקורא אותה, או להמשיך איתנו ליישום. אפשר לעצור בסוף כל שלב.