אבחון ושיפור תהליכים
לפני שמטמיעים כלים - צריך להבין לעומק מה קורה בשטח. אנחנו נכנסים לתהליכים, מדברים עם אנשים, מוצאים את הפערים האמיתיים ובונים תוכנית פעולה ברורה.
מי עושה את זה: הצוות של Alevectis, מהאבחון ועד ההדרכה והתמיכה שאחריה.
מה אפשר לבנות כאן
כל פרויקט לוקח מכאן את מה שרלוונטי לו, ובשיחת ההיכרות נבחר את זה יחד.
מיפוי תהליכים
תיעוד מלא של זרימת העבודה - מאיפה המידע נכנס ואיפה הוא נעלם.
זיהוי פערים וצווארי בקבוק
איפה הצוות מאבד זמן, מה חוזר על עצמו, ומה נשען על אדם אחד.
סדרי עדיפויות עסקיים
מה לפתור קודם - לפי השפעה על הכנסות, חיסכון בזמן וסיכון תפעולי.
תוכנית פעולה ממוקדת
רשימת צעדים ברורה: מה לעשות, מי אחראי, ומה ניתן להפוך לאוטומטי.
מתי כדאי להתחיל מכאן
אם אחד מאלה נשמע מוכר, יש כאן מה לשפר.
רוב התהליכים בעסק נבנו פעם אחת, כשהעסק היה חצי מהגודל, ומאז הם ממשיכים לרוץ כפי שהם. אבחון תהליכים הוא השלב שבו עוצרים: יושבים עם מי שעושה את העבודה, מתעדים אותה כפי שהיא קורה בפועל, ומחליטים מה לשנות לפי השפעה עסקית.
- העסק גדל אבל התחושה היא שעובדים קשה יותר על אותה תוצאה.
- אותה עבודה נעשית פעמיים במקומות שונים, ואף אחד לא בטוח איפה המקור.
- יש מערכות, אבל המידע עובר ביניהן בהעתקה ידנית.
- כשמשהו משתבש, לוקח זמן להבין איפה בדיוק זה נתקע.
- רוצים להטמיע מערכת חדשה, וכדאי לדעת מה לתקן עוד לפני ההטמעה.
איך זה עובד, שלב אחר שלב
אותו מסלול בכל פרויקט, כדי שתדעו מה קורה ומתי.
מתחילים מהעבודה כפי שהיא מתבצעת בפועל, ממשיכים לזיהוי הנקודות שבהן היא נתקעת, מודדים כמה שעות בחודש נשרפות בכל נקודה, ומסיימים בתוכנית שאפשר להתחיל לפעול לפיה למחרת. אלה חמשת השלבים:
יושבים עם האנשים שמבצעים את העבודה בפועל ומתעדים את התהליך כפי שהוא קורה בפועל.
איפה עבודה ממתינה, איפה היא חוזרת אחורה, ואיפה אדם אחד מחזיק נקודת כשל יחידה.
שמים מספר על כל נקודה: כמה זמן היא לוקחת בחודש, ומה זה שווה בכסף.
בוחרים את שלושת השינויים שמחזירים הכי הרבה ביחס למאמץ, ומתחילים מהם.
מסמך עם שלבים, אחראים, לוחות זמנים ומדדי הצלחה, שאפשר להתחיל לפעול לפיו למחרת.
מה מקבלים בסוף
מה נשאר אצלכם בסוף, ואפשר לפעול לפיו.
מה שנשאר אצלכם בסוף האבחון הוא ארבעה מסמכים שאפשר לפעול לפיהם, גם אם תחליטו ליישם לבד או עם מישהו אחר. אין התניה להמשיך איתנו, והתוכנית כתובה כך שתהיה ברורה גם בלעדינו. אלה ארבעת התוצרים:
- מפת תהליכים מתועדת של התחומים שנבחנו.
- רשימת פערים מדורגת לפי השפעה עסקית ומאמץ יישום.
- תוכנית פעולה עם שלבים, אחראים ולוחות זמנים.
- הגדרת מדדים שלפיהם נדע אם השינוי באמת עבד.
להטמיע מערכת עכשיו או לסדר את התהליך קודם: איך מכריעים
זו השאלה שרוב שיחות ההיכרות נפתחות בה, ויש בה החלטה יקרה: מערכת חדשה מקבעת את התהליך שהיא מקבלת, על כל מה שיש בו. לכן לפני שאנחנו אומרים מה קודם למה, אנחנו מסתכלים על העבודה עצמה. אלה הנקודות שאנחנו בודקים, ולצד כל אחת איך היא עוברת היום ואיך היא נראית כשהתהליך מסודר:
| מה בודקים | איך זה עובר היום | אחרי שהתהליך מסודר |
|---|---|---|
| מה מזיז את העבודה לשלב הבא | מישהו נזכר, שואל או מזכיר | לכל שלב יש בעל תפקיד אחד ואירוע שמפעיל אותו |
| איפה נרשם מה שכבר סוכם | בשיחה, בהודעה ואצל מי שהיה שם | במקום אחד שכל מי שממשיך את העבודה נכנס אליו |
| מתי שלב נחשב גמור | כל אחד יודע לעצמו מתי סיים | לכל שלב יש תנאי סיום כתוב, ואפשר לראות איפה כל פנייה עומדת |
| כמה זמן העבודה ממתינה בין שלב לשלב | מוערך בתחושה, לפי מתי מישהו מתלונן | לכל מעבר יש זמן תגובה מוסכם |
| מי מחליט כשמגיע מקרה חריג | פונים למי שיודע, ומחכים שיתפנה | כתוב מי מחליט ותוך כמה זמן |
כשהנקודות האלה כבר מתקיימות אצלכם, הטמעת מערכת היא הצעד הנכון, והיא גם קצרה יותר, כי יש לה תהליך ברור לקודד. כשהן עדיין בדרך, אבחון קודם חוסך את הסיבוב השני: זה שבו מתאימים את המערכת לעבודה אחרי שהיא כבר עלתה לאוויר.
מה נדרש מכם
ארבעה דברים, וכולם קטנים ביחס לפרויקט: איש קשר אחד עם סמכות להחליט בשם העסק, גישה למערכות ולנתונים בזמן סביר, כמה שעות מזמנם של האנשים שעושים את העבודה בפועל, ונכונות לשנות את התהליך עצמו. אם התהליך נשאר בדיוק כמו שהיה, גם הכלי הכי טוב לא יעזור.
מה שנשאלים הכי הרבה
התשובות שאנחנו נותנים בשיחת ההיכרות.
ארבע שאלות שחוזרות בשיחת ההיכרות על אבחון תהליכים, עם התשובות שאנחנו נותנים בה: כמה זמן זה לוקח, מה עושים כשלא יודעים איזה תהליך הכי בעייתי, כמה זה מפריע לעבודה השוטפת, ומה קורה אחרי שמקבלים את התוכנית.
כמה זמן לוקח אבחון?
תלוי בהיקף. אבחון ממוקד לתחום אחד נמשך בדרך כלל שבועיים עד שלושה; אבחון רוחבי לעסק שלם לוקח יותר. בשיחת ההיכרות נגדיר יחד את ההיקף כדי שהתשובה תהיה מדויקת.
אנחנו לא בטוחים איזה תהליך הכי בעייתי. זה בסדר?
זה המצב הרגיל, וזו בדיוק העבודה של האבחון: לזהות איפה נמצא הכאב האמיתי, שלעיתים קרובות יושב במקום אחר ממה שחשבתם.
האם זה מפריע לעבודה השוטפת?
המיפוי דורש כמה שעות מזמנם של האנשים הרלוונטיים, בפגישות קצרות ומתואמות מראש. העבודה השוטפת ממשיכה כרגיל.
מה קורה אחרי שמקבלים את התוכנית?
אפשר ליישם אותה לבד (היא כתובה כך שתהיה ברורה גם בלעדינו) או להמשיך איתנו ליישום. אין התניה.
מוכנים להבין מה בדיוק קורה בעסק שלכם?
לשיחת היכרות